Workshop Records · Service-Dokumente in Sekunden
Finden Sie Service-Unterlagen nach Kennzeichen, Kunde und Suchbegriff – direkt im Browser. Ihre bestehende Ablage bleibt unverändert, Ihre Kundendaten bleiben im Haus.
Oberfläche
Filter links, Volltextsuche oben, Treffer mit Textausschnitt. Keine Installation am Arbeitsplatz und kein zusätzliches Plugin erforderlich.
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Fahrzeugakte
Servicearchiv
Sortierung: Ablagedatum, absteigend
M-AB 4711 WBA4711000M000815 14.03.2026
320d Touring 218.940 km 90 Mon. Muster, B.
Muster, Kerstin · Kd-Nr. 0100815 · Auftrag AB12345 · Termin 14.03.2026
20260314_081500_WBA4711000M000815
öffnen 9 Dateien · 1,7 MB
AW 28 → 15 −13
2 Fotos
M-XY 0815 WBA0815000M004711 02.11.2024
X3 xDrive20d 96.480 km 54 Mon. Beispiel, A.
Beispiel, Jonas · Kd-Nr. 0104711 · Auftrag AB12890 · Termin 02.11.2024
20241102_143000_WBA0815000M004711
öffnen 12 Dateien · 15,9 MB
AW 12 → 15 +3
2 Fotos2 Videos
Kennzeichen, Name, Auftragsnummer — oder einfach ein Wort aus dem Bericht.
Der Textausschnitt zeigt, warum der Vorgang passt — noch bevor man ihn öffnet.
Ein Klick öffnet den Vorgang mit allen Dokumenten und Kopfdaten.
Auch Fotos und Videos zum Vorgang lassen sich direkt im Browser öffnen und anschauen.
Fahrzeugakte
Wer nach einer Fahrgestellnummer sucht, bekommt sonst zwölf Vorgänge und klappt sie einzeln auf. Die Akte dreht das um: ein Fahrzeug, ein Blatt — jeder Werkstattbesuch eine Zeile, und zwar über alle Standorte hinweg, nicht nur über den gerade eingestellten Bereich.
Suchen
Fahrzeugakte
Servicearchiv
M-AB 4711
Nord320d
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Vorgänge
| Datum | Alter | Standort | km | Auftrag | Berater | Durchlauf | Dateien |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14.03.2026 | 84 Mon. | Nord | 218.940 | AB12345 | Muster, B. | 9 Dateien · 3 Bilder | |
| 02.11.2024 | 68 Mon. | Mitte | 196.310 | AB11987 | Beispiel, A. | 11 Dateien · 1 Bild | |
| 19.05.2023 | 50 Mon. | Nord | 171.440 | AB10233 | Muster, B. | 4 Dateien |
1 Auftrag und Annahme2 Arbeit und Prüfung 3 Abschluss und Abrechnung4 Kunde und Schriftverkehr 5 Mobilität6 Anlagen
9 weitere Vorgänge anzeigen
Am Fahrzeug gemacht
| Nummer | Art | Bezeichnung | Mal | In Vorgang |
|---|---|---|---|---|
| 4711001 | AW | Fahrzeug annehmen und Auftrag anlegen | 3× | 14.03.2026 |
| 4711220 | AW | Bremsscheiben vorn aus- und einbauen | 1× | 14.03.2026 |
| 08153411099 | Teil | Bremsscheibe vorn | 2× | 14.03.2026 |
| 08150084711 | Teil | Bremsbelagsatz vorn | 1× | 14.03.2026 |
| 4712500 | AW | Probefahrt nach Instandsetzung | 2× | 02.11.2024 |
10 weitere Positionen anzeigen
Die Akte fasst zusammen, was im Archiv liegt — über alle Standorte, auch die, in denen Sie gerade nicht suchen. Sie ist kein Dokumentenmanagement und führt nichts eigenes: Sie soll das Suchen abkürzen, nicht die Ablage ersetzen. Geändert wird nichts, gebucht wird nichts.
Ein Kennzeichen wechselt: bei Halterwechsel, als Wechsel- oder Saisonkennzeichen, und nach Jahren wird es neu vergeben. Wer es zum Anker macht, hat früher oder später zwei Autos in einer Akte — und weil beide plausibel aussehen, fällt es niemandem auf. Die Fahrgestellnummer ist darum der Anker, das Kennzeichen nur ein Eingang.
Nachbildung · alle Namen, Kennzeichen und Nummern frei erfunden
Dokumentansicht
PDFs, Fotos und Videos zum Vorgang im Browser ansehen. So lassen sich vorhandene Unterlagen bei der Nachbearbeitung prüfen, ohne die Ablage zu verändern.
Reparaturauftrag · PDF
Abschlussbericht · PDF
Fahrzeugfotos · 2 Bilder
Dokumentation · Video
Auftrag AB12345 · 14.03.2026
Fahrzeug
M-AB 4711 · 320d Touring
Arbeitsbeschreibung
Wasserpumpe auf Undichtigkeit prüfen.
Dokumentation
Unterlagen und Medien sind dem Vorgang zugeordnet.
Im Servicealltag
Suchen Sie in den eingebundenen Archivbeständen nach Kennzeichen, Kundenname oder Suchbegriff. Ordner- und Dateinamen müssen Sie dafür nicht kennen: Entscheidend sind die durchsuchbaren Inhalte der Unterlagen. Die Unterlagen werden im Vorgang nach Datum und Fahrgestellnummer dargestellt. Ihre bestehende Ablage bleibt unverändert.
Grundprinzip
mi-tool legt ein lokales Inhaltsverzeichnis der Dokumente an – den Index. Die Suche fragt dieses Verzeichnis ab. Die Originale bleiben auf dem Netzlaufwerk und werden von dort geöffnet.
Der Index wird stündlich mit neuen und geänderten Vorgängen abgeglichen.
Beim ersten Einlesen entsteht ein lokaler Suchindex aus den Dokumenttexten und erkannten Kopfdaten. Die Dauer hängt von Bestand, Rechner und Netzlaufwerk ab.
Neue und geänderte Vorgänge werden beim nächsten erfolgreichen Abgleich übernommen. Unveränderte Vorgänge werden übersprungen; ein Lauf lässt sich auch von Hand anstoßen.
Die Texterkennung läuft separat im Hintergrund. Bereits eingelesene Texte sind durchsuchbar, während weitere Scans erschlossen werden.
BMW Service
Final Reports und ihre Inhalte per Volltextsuche wiederfinden – nach Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kundenname, Versicherungsnummer, Ersatzteilnummern, Arbeitspositionen und vielem mehr.
Funktionen
Zwei Sichten auf dasselbe Archiv: die Suche über den Bestand und die Fahrzeugakte über ein Auto. Alles Weitere dient diesen beiden — die Vorschau, der Export, die Texterkennung.
Alles zu einem Auto auf einem Blatt, quer über alle Standorte: je Werkstattbesuch eine Zeile mit Datum, km-Stand, Durchlauf und der Zahl der Dateien. Anker ist die Fahrgestellnummer — sieben Stellen genügen, sie stehen auf jedem Auftrag.
Es wird nichts erfasst — die Akte ist eine andere Abfrage
Suchen Sie zum Beispiel nach einer Versicherungsnummer oder Vorgangsnummer, die im durchsuchbaren Text der Unterlagen steht. Kennungen mit Binde- und Unterstrichen können Sie direkt eingeben. Anführungszeichen suchen eine exakte Wortfolge.
Die verfügbaren Suchfelder hängen vom jeweiligen Formular ab – zum Beispiel Kennzeichen, Kunde, Auftragsnummer oder Fahrgestellnummer. Weitere Felder können je nach Formular und Einrichtung ergänzt werden. Felder ohne Werte im Bestand blendet die Maske aus.
Bleibt der Zeiger auf einem Treffer stehen, erscheint die erste Seite
als Bild. Ein Klick öffnet den Vorgang mit allen Kopfdaten, allen
Dokumenten und dem PDF direkt im Browser — der Sprung geht auf die
Fundstelle, Esc führt zur Trefferliste zurück.
Wählen Sie die gewünschten Treffer aus – die Auswahl bleibt auch beim Seitenwechsel erhalten. Die Original-PDFs werden als ZIP-Paket mit verständlich benannten Ordnern exportiert.
Eingescannte Dokumente werden nach der lokalen Texterkennung im Volltext auffindbar. Die Erkennung läuft separat; ihre Dauer hängt von Umfang und Qualität der Scans ab.
Suchfelder aus dem Formularkopf werden aus Scans nicht übernommen
Größenordnung
Alle Werte stammen aus einem Messlauf vom 10.09.2026 über denselben Beispielbestand: 1.202 Vorgänge, 7.381 Dateien, 1,6 GB, auf lokaler SSD.
| Vorgang | gemessen | Einordnung |
|---|---|---|
| Erstindexierung inkl. Volltext | 17,7 s | ohne separate Texterkennung; größere Bestände und Netzlaufwerke benötigen mehr Zeit |
| Suche — reine Abfrage | 0,3–28 ms | gemessen im Beispielbestand; abhängig von Suchanfrage und Bestand |
| Suche — ganze Antwort über HTTP | 4–35 ms | HTTP-Antwort im Messlauf; die Darstellung im Browser kann zusätzliche Zeit benötigen |
| Vorschaubild erzeugen / erneut abrufen | 38–146 ms / 9–15 ms | rund 52 KB je Dokument, entsteht erst bei Bedarf |
| Texterkennung | 3,1 Dok./s | rund hundertmal teurer als reine Textextraktion — läuft darum getrennt |
| Indexgröße | 120 MB | lokaler Suchindex des Beispielbestands, einschließlich erkanntem Text |
| Arbeitsspeicher des Servers | 49 MB | ein sparsamer Dienst, kein Datenbankserver |
Unveränderter Abgleich: 0,1 s im selben Messlauf. Von 5.664 Dateien mit lesbarem Text wurden 1.045 durch Texterkennung erschlossen.
Diese Messwerte sind keine Zusage für jedes Archiv. Hardware, Netzlaufwerk, Suchanfrage und Dokumente beeinflussen die Laufzeiten. Angaben zu einer größeren Anlage und zur empfohlenen Ausstattung stehen im IT-Anforderungsblatt.
Datenschutz & Betrieb
Die Suche und die Texterkennung laufen lokal. Für Archivinhalte wird kein Cloud-Dienst und kein Sprachmodell genutzt.
Dokumente und Kundendaten werden nicht an einen Cloud-Dienst übertragen. Nach außen gehen Betriebsstatus und das Abrufen freigegebener Softwareupdates. Zugriff von außerhalb ist nur über das VPN des Hauses vorgesehen.
Die Anmeldung schützt den Zugriff. Konten und Rollen legen fest, wer verwaltet und welche Archivbereiche jemand sehen darf. Getrennte Bestände können als eigene Instanzen betrieben werden.
Die Archivfreigabe wird nur lesend eingebunden. Ins Originalarchiv wird nie geschrieben – ohne Ausnahme. Originaldateien und Ordnerstruktur bleiben unverändert. mi-tool ergänzt die Suche und ersetzt kein Dokumentenmanagement-System.
Alles, was mi-tool selbst erzeugt, landet in einem beschreibbaren Ausgabeverzeichnis außerhalb des Archivs, das dessen Struktur spiegelt. Für die reine Archivsuche wird es nicht benötigt; für ausgefüllte Formulare und für das Ablegen eigener Dateien ist es die Voraussetzung. Ist es nicht eingerichtet, finden diese Funktionen nicht statt – sie weichen nicht auf einen anderen Ort aus. Das Originalarchiv bleibt in jedem Fall schreibgeschützt.
Was dazugehört: Dateien im Ausgabeverzeichnis stehen nicht in der Volltextsuche, solange das Verzeichnis nicht zusätzlich als durchsuchbare Quelle eingetragen ist. Am zugehörigen Vorgang werden sie trotzdem angezeigt.
Hinweis zu den Berechtigungen: Das Ablegen eigener Dateien lässt sich derzeit nur für die gesamte Anlage einschalten, nicht je Rolle. Wenn es aktiviert ist, können alle angemeldeten Nutzer Dateien im getrennten Ausgabeverzeichnis ablegen.
Einrichtung & Betreuung
Benötigt werden ein geeigneter Rechner oder eine VM, lesender Zugriff auf die Archivfreigabe und ein Browser an den Arbeitsplätzen. Empfohlen ist eine Linux-VM; Windows Server oder ein Mac mini sind auf Anfrage möglich.
Bei der Einrichtung wird ein Ablageprofil auf die Ordner und Dokumentarten des Hauses abgestimmt. Ihre IT stellt Maschine, Netz und Zugänge bereit. Wir übernehmen Installation, Einrichtung und Einweisung sowie die Betreuung der Software.
Das Anforderungsblatt beschreibt Ausstattung, Zugänge, Datensicherung und Zuständigkeiten – mit einer Checkliste für die Einrichtung.
Preise für Geschäftskunden
Für die Einrichtung einer mi-tool-Installation auf einem Rechner oder einer VM.
Jährliche Abrechnung im Voraus: 960 € pro Standort für 12 Monate.
Alle Preise zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Vertragslaufzeit 12 Monate. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird.
Häufige Fragen
Einrichtung einmalig 800 € pro Installation. Nutzung 80 € pro Standort und Monat, jährlich im Voraus berechnet mit 960 € pro Standort. Alle Preise zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Vertragslaufzeit 12 Monate; automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird. Kontakt aufnehmen.
Nein. mi-tool liest das Netzlaufwerk so, wie es ist — kein Umsortieren, kein Umbenennen, keine neue Ordnerstruktur. Es braucht lesenden Zugriff auf die Archiv-Freigabe, mehr nicht. Ins Archiv geschrieben wird nie: Was mi-tool selbst erzeugt, liegt in einem eigenen Ausgabeverzeichnis außerhalb des Archivs.
Dann ist die Suche weg, das Archiv nicht: Alle Originale liegen unverändert auf dem Netzlaufwerk und sind wie bisher über den Explorer erreichbar. Der Suchindex lässt sich neu aufbauen. Gesichert werden müssen Konfiguration, Konten, Einstellungen, Betriebsdaten und Anhänge. Die bestehende Sicherung des Originalarchivs bleibt ebenfalls erforderlich. Details zur Datensicherung.
Der Abgleich startet stündlich. Neue und geänderte Vorgänge sind nach dem nächsten erfolgreichen Lauf auffindbar; ein Lauf lässt sich auch von Hand anstoßen. Die Texterkennung von Scans läuft separat und kann länger dauern.
Ja, nachdem die Texterkennung darüber gelaufen ist — im Beispielbestand betraf das 1.045 Dateien. Sie läuft bewusst nicht bei jedem Abgleich mit, weil sie deutlich mehr Rechenzeit als das Lesen einer Textschicht benötigt. Die Suchfelder aus dem Formularkopf werden aus Scans nicht gelesen; dafür ist die Spaltentreue nach der Erkennung zu unsicher.
Nein. Volltextsuche, Dokumentarten, Fahrzeugakte und Texterkennung hängen nicht daran — es ist eine Volltextsuche, kein Sprachmodell. Gefunden werden passende Inhalte aus den bereits eingelesenen oder durch Texterkennung erschlossenen Dokumenttexten.
docx, xlsx und pptx werden
sauber gelesen. Aus den alten Binärformaten doc,
xls und ppt fischt das Werkzeug nur lesbare
Textstücke — für doc reicht das meist zum Wiederfinden,
bei xls kommen überwiegend Formatdefinitionen. Das ist
eine bewusste Notlösung.
Getrennte Bestände gehören in getrennte Instanzen: eigene Konfiguration, eigener Index, eigener Port, eigener Dienst — dieselbe Programmkopie. Ein Standort mit anderer Ablage bekommt zusätzlich ein eigenes Ablageprofil. Die Einrichtung wird auf die jeweiligen Bestände abgestimmt.
Anfrage
Wir beantworten Ihre Fragen zu Funktionen, Einsatzmöglichkeiten und technischer Einbindung. Für die erste Kontaktaufnahme genügt eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens. Archivdateien oder Kundendaten benötigen wir dafür nicht.
Eine kurze Nachricht genügt. Technische Angaben können Sie freiwillig ergänzen.
Sie setzen mi-tool schon ein? Störungen und Wünsche bitte über das Support-Formular.
Ihre Anfrage erreicht uns über das Formular oder per E-Mail. Leistungsumfang und Angebot klären wir passend zu Ihrer Anlage.
