Was Häuser vor und mit mi-tool fragen.

Einfach mit Leerzeichen dazwischen. Die Wörter werden UND-verknüpft: Es kommen nur Dokumente, in denen alle stehen, in beliebiger Reihenfolge.

Ein Komma ändert nichts und schadet auch nicht. „Bremsbeläge, Motor“ sucht dasselbe wie „Bremsbeläge Motor“.

Das Wort „und“ dagegen schon: Es wird als weiteres Suchwort verlangt, das im Dokument stehen muss. „Bremsbeläge und Motor“ findet darum weniger als „Bremsbeläge Motor“. Lassen Sie es weg.

Jedes Suchwort gilt als Wortanfang. „brems“ findet Bremsbelag, Bremsscheibe und Bremsflüssigkeit. Groß- und Kleinschreibung sowie Umlaute spielen keine Rolle.

So findet man ein Thema, ohne jede Schreibweise zu kennen, die im Archiv vorkommt.

Mit Anführungszeichen. "apfel" findet nur Apfel, nicht Apfelmus und nicht Apfelsaft. Ohne Anführungszeichen findet apfel alle drei.

Mehrere Wörter in Anführungszeichen suchen die genaue Wortfolge: "Motor Kühlmittel" findet nur Stellen, an denen die beiden direkt nacheinander stehen.

Die Volltextsuche findet Wortanfänge, keine Teile mitten im Wort. „belag“ findet darum „Bremsbelag“ nicht.

Für Bruchstücke einer Fahrgestellnummer gibt es das eigene Feld VIN in der Suchleiste. Es sucht auch mitten in der Nummer.

Der Suchindex wird stündlich aus dem Archiv aktualisiert. Er kennt den Stand des letzten Laufs; eine Datei, die gerade erst abgelegt wurde, erscheint nach dem nächsten Lauf.

Gescannte Papiere werden zusätzlich per Texterkennung erschlossen. Das dauert länger, die Suche nach Kennzeichen, VIN und Auftragsnummer ist davon unabhängig sofort nutzbar.

Nein. mi-tool ist kein Dokumentenmanagementsystem. Es hilft beim Suchen und Auswerten in dem, was das Archiv ohnehin enthält. Der ordnungsgemäße Weg der Ablage bleibt der Ihres bisherigen Systems.

Dieselbe Arbeit über alle Vorgänge hinweg, statt einen Vorgang von allen Seiten. Drei Fragen:

• Wie schreiben wir das sonst? Zu einer Positionsnummer die Bezeichnungen aus dem Bestand, die häufigste zuerst, mit der Zahl, wie oft.
• Wann hatten wir das zuletzt? Eine Arbeit oder ein Teil über einen Zeitraum, mit den Vorgängen dazu.
• Wo weichen wir ab? Abweichungen zwischen Auftrag und Rechnung nach Position statt Fall für Fall.

Ein Vorschlag von dort ist belegbar, weil er aus dem eigenen Bestand kommt. Ein erzeugter Satz wäre nur plausibel.

Nachts werden die Positionen beider Dokumente eines Vorgangs gegenübergestellt. Angezeigt werden Arbeitswerte nur, wenn der Abgleich sie als belastbar führt. Eine Zahl aus einem schlecht lesbaren Dokument wäre schlimmer als keine.

Die Auswertung über viele Vorgänge nennt immer, wie viele Vorgänge überhaupt beide Dokumente haben. Eine Zahl ohne diese Grundlage würde man gegen den ganzen Bestand lesen.

Sie zeigt je Termin den Stand der Unterlagen und die Erfahrung des Archivs zum Fahrzeug, etwa wann eine wiederkehrende Arbeit zuletzt gemacht wurde. Hinweise erscheinen nur, wenn das Fahrzeug wirklich eine Historie im Archiv hat; erfunden wird nichts.

Jeder Termin trägt einen Haken offen oder erledigt. Der Stand gilt für alle Kollegen gemeinsam, so sieht die nächste Schicht, was schon vorbereitet ist.

Alle Fahrzeuge und Vorgänge zu einer Kundennummer, über alle Standorte, dazu Reklamationen und die Unterlagen, die das Haus je Kunde erwartet. Anker ist die ganze Nummer: „1234567“ und „1234567 B“ sind zwei Kunden.

Die Stammdaten führt weiter Ihr Dealer-Management-System; in der Kundenakte wird nichts erfasst. Sie ist ein Baustein, den das Haus einschalten kann.

Nein. Das Archiv wird nur gelesen. Was mi-tool erzeugt, etwa ein ausgefülltes Formular oder ein Statusbericht, landet in einem eigenen Ausgabeordner neben dem Archiv, der dessen Ordnerstruktur spiegelt. Ohne diesen Ordner gibt es keine Formulare und kein Hochladen, und es gibt keinen Rückfall ins Archiv.

Nein. mi-tool läuft auf einem Rechner in Ihrem Netz, der Suchindex liegt auf dessen lokaler Platte. Es gibt keine Cloud-Verarbeitung Ihrer Dokumente.

Die Oberfläche ist für das Hausnetz gedacht und kann mit einer Benutzeranmeldung geschützt werden. Fernzugriff läuft, wenn überhaupt, über Ihr VPN.

Die Suche selbst nicht: Volltext, Dokumentarten und der Vergleich von Auftrag und Rechnung arbeiten ohne Sprachmodell.

Eine Frage-Funktion in ganzen Sätzen ist abschaltbar und in der Vorgabe aus. Wo ein Haus sie einschaltet, läuft sie nur mit einem lokalen Modell im Haus, nie mit einem Cloud-Dienst, und jede Antwort nennt die Dokumente, aus denen sie stammt. Eine Antwort ohne Quelle gibt es nicht.

Nein. Jede Funktion über die Suche hinaus ist ein Baustein, den das Haus ein- oder ausschaltet. Ausgeschaltet heißt wirklich aus: Der Bereich verschwindet aus der Oberfläche, und seine Daten sind auch über Umwege nicht erreichbar.

Was neu hinzukommt, ist in der Vorgabe aus. Eine Anlage verhält sich nach einem Update so wie vorher, bis jemand etwas einschaltet.